De un escenario a seis: cómo Mantis amplió el subtitulado en directo en London Tech Week

Cuando se produce un evento tecnológico europeo de gran tamaño, la accesibilidad debe formar parte de la planificación.

London Tech Week reúne durante tres días a miles de innovadores, emprendedores, inversores y responsables internacionales del sector tecnológico para ponencias, lanzamientos de productos y debates técnicos. Cada sesión puede inspirar si los asistentes pueden seguir el contenido.

Tras una prueba de subtitulado en 2025, los organizadores ampliaron la cobertura para 2026 desde el escenario principal a otros cinco escenarios de exposición. Para Mantis, el socio de producción responsable de la experiencia, el reto no consistía solo en generar subtítulos, sino en adaptarlos a la terminología y a la identidad visual e integrarlos en la producción del evento.

Ampliar la accesibilidad a varios escenarios

El despliegue ampliado exigía gestionar seis señales de subtítulos simultáneas en escenarios que incluían ponencias principales y sesiones especializadas.

A diferencia de los flujos de emisión tradicionales, varios escenarios de exposición no se transmitían públicamente. Mantis enviaba señales de solo audio a SyncWords y supervisaba de forma centralizada cada servicio de subtitulado desde una única ubicación. Al asignar a cada escenario un flujo específico con identificadores claros, el equipo de producción podía comprobar de inmediato que los subtítulos correctos llegaban a la pantalla correspondiente.

Este enfoque permitió a los operadores gestionar varios escenarios en directo sin añadir complejidad innecesaria.

Más que subtítulos: una experiencia adaptada a la marca

Para London Tech Week, la accesibilidad debía integrarse en la producción en lugar de añadirse como una capa de última hora.

Una de las funciones que lo hizo posible fue Caption Widget de SyncWords. En lugar de ofrecer una visualización fija, el widget permite a desarrolladores y equipos de producción personalizar su apariencia mediante CSS estándar.

Esta flexibilidad permitió a Mantis adaptar los subtítulos a la identidad de London Tech Week sin desarrollar una aplicación propia. Las fuentes, los colores, los fondos, los gráficos de patrocinadores y la posición de los subtítulos se configuraron para complementar la identidad visual del evento.

La personalización mediante CSS también resolvió retos prácticos de producción.

El escenario principal utilizaba un mezclador de vídeo avanzado capaz de crear composiciones complejas, mientras que los escenarios de exposición dependían de conmutadores más sencillos que solo podían superponer contenido. Al ajustar el diseño y la posición del widget mediante CSS, Mantis creó presentaciones de subtítulos adecuadas para los distintos equipos de producción.

Las lecciones del evento del año anterior también impulsaron mejoras. Durante las pausas, los subtítulos permanecían visibles en ocasiones después de que los ponentes terminaran de hablar. Mediante los estilos y el comportamiento temporal configurables del widget, Mantis hizo que desaparecieran automáticamente tras un breve periodo de inactividad, logrando transiciones más limpias entre sesiones.

Estos ajustes ayudaron a que la experiencia de accesibilidad pareciera planificada e integrada.

La preparación marca la diferencia

Un flujo de subtitulado en directo comienza a prepararse mucho antes de que el primer ponente suba al escenario.

Antes del evento, Mantis y SyncWords revisaron nombres de ponentes y empresas, terminología técnica y vocabulario sectorial para orientar el reconocimiento mediante contexto.

En lugar de cargar miles de entradas innecesarias en el motor de reconocimiento, el equipo creó un diccionario personalizado con entre 100 y 150 nombres y términos especializados que se beneficiarían de indicaciones adicionales.

Este enfoque ayudó a la IA a reconocer terminología específica mientras utilizaba su modelo lingüístico para términos tecnológicos habituales.

El resultado fue un flujo que combinó preparación y reconocimiento automático del habla.

Ajustes para el rendimiento en directo

En los eventos en directo, cada segundo cuenta.

Mediante pruebas realizadas antes de London Tech Week, Mantis ajustó el flujo y redujo la latencia total de los subtítulos de unos cinco segundos a cerca de tres segundos y medio.

La diferencia puede parecer pequeña, pero durante una presentación en directo genera una experiencia de seguimiento más natural.

Como explicó Steve, de Mantis:

"I think people would point [the 5 second latency] out. I was excited when I got it down to three and a half seconds."

El equipo también utilizó la API de SyncWords y funciones de supervisión para automatizar partes del flujo y comprobar el funcionamiento de cada señal de subtítulos durante el evento.

Los resultados

El despliegue proporcionó subtítulos en directo en el escenario principal y en cinco escenarios de exposición, facilitando que los asistentes siguieran las presentaciones técnicas durante London Tech Week.

Para Mantis, la supervisión centralizada, la personalización flexible y la entrega supervisada de subtítulos simplificaron la producción en varias ubicaciones.

Para London Tech Week, la accesibilidad se integró en la experiencia del evento manteniendo los estándares visuales previstos para un encuentro tecnológico de alcance internacional.

Una de las valoraciones más destacadas llegó después del evento.

Según Steve, de Mantis:

"Key client and audience members told us it's the best captions they've ever seen."

Para Mantis y SyncWords, estos comentarios reforzaron una conclusión importante: el subtitulado en directo no depende solo de la IA. También requiere planificación, colaboración, implementación cuidadosa y flexibilidad para adaptar la tecnología a los requisitos de producción de cada evento.

Además de generar las palabras, importa cómo se presentan. Al combinar reconocimiento de voz orientado por contexto con una experiencia de subtítulos personalizable, Mantis creó una solución de accesibilidad que respaldó los requisitos aplicables y se integró en la producción.

A medida que más organizaciones buscan hacer accesibles sus eventos en directo sin renunciar a la calidad de producción, London Tech Week muestra cómo los equipos de producción pueden utilizar herramientas diseñadas para encajar en flujos profesionales.