Da un palco a sei: come Mantis ha ampliato i sottotitoli in diretta alla London Tech Week

Quando si produce uno dei maggiori eventi tecnologici d’Europa, l’accessibilità deve essere considerata fin dall’inizio.

La London Tech Week riunisce per tre giorni migliaia di innovatori, imprenditori, investitori e leader tecnologici internazionali. Ogni sessione può ispirare il pubblico quando i contenuti sono facili da seguire.

Dopo un progetto pilota nel 2025, nel 2026 gli organizzatori estesero i sottotitoli dal palco principale ad altri cinque palchi espositivi. Per Mantis, responsabile della produzione, la sfida consisteva nel generare sottotitoli accurati, curati visivamente e integrati nella produzione.

Estendere l’accessibilità a più palchi

La nuova configurazione richiedeva la gestione simultanea di sei feed di sottotitoli, dai keynote alle sessioni parallele.

Diversi palchi espositivi non venivano trasmessi pubblicamente. Mantis inviò quindi a SyncWords feed solo audio e monitorò tutti i servizi da un’unica postazione. Un flusso dedicato e identificatori chiari per ogni palco consentivano di verificare subito la corretta destinazione dei sottotitoli.

Questo approccio permise agli operatori di gestire più palchi senza aggiungere complessità superflua.

Un’esperienza coerente con il marchio

Per la London Tech Week, l’accessibilità doveva apparire parte integrante della produzione.

Il Caption Widget di SyncWords consente a sviluppatori e team di produzione di personalizzare l’aspetto tramite CSS standard.

Mantis poté così adattare caratteri, colori, sfondi, grafiche degli sponsor e posizione dei sottotitoli all’identità visiva dell’evento senza creare un’applicazione personalizzata.

La personalizzazione CSS risolse anche esigenze pratiche.

Il palco principale utilizzava un mixer video avanzato, mentre i palchi espositivi disponevano di switcher più semplici. Modificando layout e posizione del widget, Mantis creò esperienze adatte alle diverse apparecchiature.

Le lezioni dell’anno precedente portarono altri miglioramenti. Durante le pause, i sottotitoli talvolta restavano visibili dopo la fine dell’intervento. Mantis configurò una dissolvenza automatica dopo un breve periodo di inattività, rendendo più pulite le transizioni.

Questi accorgimenti resero l’esperienza intenzionale e curata.

La preparazione fa la differenza

Una buona sottotitolazione in diretta inizia prima che il relatore salga sul palco.

Mantis e SyncWords esaminarono nomi di relatori e aziende, terminologia tecnica e lessico del settore per migliorare il riconoscimento.

Il team preparò un dizionario personalizzato di circa 100-150 nomi e termini specialistici, evitando migliaia di voci non necessarie.

L’AI poté così riconoscere la terminologia specifica e usare il proprio modello linguistico per i termini tecnologici comuni.

Il flusso combinò preparazione e riconoscimento vocale moderno.

Ottimizzazione per la diretta

Negli eventi dal vivo ogni secondo conta.

Con test approfonditi prima dell’evento, Mantis ridusse la latenza complessiva dei sottotitoli da circa cinque secondi a circa tre secondi e mezzo.

Durante una presentazione dal vivo, questa differenza rende la visione più naturale.

Come spiegò Steve di Mantis:

"I think people would point [the 5 second latency] out. I was excited when I got it down to three and a half seconds."

Il team utilizzò inoltre l’API SyncWords e strumenti di monitoraggio per automatizzare parte del flusso e verificare il funzionamento di ogni feed.

I risultati

La configurazione fornì sottotitoli in diretta sul palco principale e su cinque palchi espositivi, aiutando i partecipanti a seguire le presentazioni tecniche.

Per Mantis, monitoraggio centralizzato, personalizzazione e distribuzione affidabile semplificarono la produzione nelle diverse sedi.

Per la London Tech Week, l’accessibilità divenne parte dell’esperienza mantenendo gli standard visivi dell’evento.

Un riscontro significativo arrivò dopo l’evento.

Secondo Steve di Mantis:

"Key client and audience members told us it's the best captions they've ever seen."

Per Mantis e SyncWords, il feedback confermò che una buona sottotitolazione in diretta nasce da pianificazione, collaborazione, implementazione accurata e capacità di adattare la tecnologia ai requisiti produttivi.

L’AI produce le parole, ma conta anche la presentazione. Unendo riconoscimento vocale e un’esperienza personalizzabile, Mantis realizzò una soluzione che sostenne l’accessibilità e migliorò la produzione complessiva. La responsabilità di verificare gli obblighi di conformità rimase all’organizzatore.

La London Tech Week mostra come team di produzione esperti possano rendere gli eventi più accessibili senza sacrificare la qualità produttiva.