So veranstalten Sie ein erfolgreiches Hybrid-Event

Hybrid-Events. Wahrscheinlich haben Sie diesen Begriff in den letzten Monaten mindestens einmal gehört. Die Bewältigung der neuen Normalität weitgehend virtueller Verbindungen hat uns noch kreativer darin gemacht, uns in Gruppen zu versammeln. Haben Sie schon einmal an einer Hochzeit „teilgenommen“, die auf YouTube im Livestream übertragen wurde, ohne das Haus zu verlassen? Haben Sie eine Preisverleihung auf Ihrem TV oder Computer verfolgt? Haben Sie aus hunderten Kilometern Entfernung an einer Schul- oder Hochschulabschlussfeier teilgenommen? Haben Sie sich aus dem Homeoffice zur jährlichen Betriebsversammlung Ihrer Organisation eingeloggt? Herzlichen Glückwunsch, Sie waren Teil eines Hybrid-Events.

Hybrid-Event: Warum Sie eines veranstalten sollten

Was also ist ein Hybrid-Event? Ein hybrides oder gemischtes Event verbindet das Präsenzerlebnis mit virtueller Teilnahme. Es ermöglicht Ihnen, aus tausenden Kilometern Entfernung oder sogar von einem anderen Kontinent aus an einem Live-Event teilzunehmen. Für diejenigen, die virtuell an einem Live-Event teilnehmen, müssen in diesen unsicheren Zeiten einige Punkte erfüllt sein.

Erstens gibt es kein FOMO. Sie verpassen nichts und können in Echtzeit „teilnehmen“, selbst wenn Sie nicht physisch anwesend sind. Sie sind virtuell präsent. Und das macht bei Anlässen wie Hochzeiten, Babypartys und Ähnlichem den entscheidenden Unterschied. Zweitens haben Sie eine größere Flexibilität. Aufgrund der Pandemie mussten viele von uns erhebliche Anpassungen in der Kommunikation mit unserem sozialen und beruflichen Umfeld vornehmen. Wenn Sie RSVP, um virtuell an einem Live-Event teilzunehmen, stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnahme wahrgenommen wird, ohne sich Gedanken über Anreise, Unterkunft und die vielen Details einer Reise machen zu müssen.

Drittens, haben die meisten virtuellen Plattformen den Rahmen der Barrierefreiheit und Inklusion für alle erweitert. Wenn Sie beispielsweise eine virtuelle Plattform auf Ihrem Smartphone nutzen, können Sie das Signal auf Ihr TV übertragen, um es auf einem größeren Bildschirm zu verfolgen. Ältere Menschen, die ohnehin keine weiten Strecken reisen können, erhalten so Zugang zu diesen Events und bleiben in Verbindung. Sie können sich entscheiden, während des Events Untertitel zu lesen, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Details verpassen. Dies ist eine Funktion, bei der SyncWords ein führender Anbieter ist. Und wenn es sich bei dem Hybrid-Event um eine Betriebsversammlung oder die jährliche Award-Show Ihres Unternehmens handelt, können Sie Ihre Kollegen aus der Sicherheit Ihres Homeoffices über Live-Kommentare und Jubelrufe in den sozialen Medien anfeuern.

So planen Sie ein Hybrid-Event: Details, Details, Details.

Ob Partyplaner, Hochzeitsplaner oder Eventmanager: Sie verstehen die Logistik jedes Events. Der Arbeitsaufwand bleibt im Grunde gleich, aber bei einem Hybrid-Event steigen die Erfolgschancen exponentiell, da es keine Begrenzung der Zuschauerzahl gibt. Sie genießen nach dem Erfolg Ihres Events weit mehr als nur ein kurzes Hochgefühl; dank der Online-Verstärkung durch Interaktion nach dem Event und soziale Medien wird es bei einer größeren Gruppe von Menschen wahrscheinlich noch lange nachwirken.

Und wie bei der Durchführung jedes Events gibt es auch hier zu Beginn der Planung einige entscheidende Schritte und Prüfpunkte.

1. Definieren Sie Ihre Zielgruppe: Für wen ist das Event bestimmt? Welchen Nutzen haben die Teilnehmenden von der Teilnahme? Was an dem Event wird sie ansprechen? Wo und wann findet es statt? Wer führt das Event durch? Wer leitet das Event? Auf all diese Fragen benötigen Sie Antworten als ersten Schritt zur Planung jedes Events.
2. Der Haupt-Eventplan: Erstellen Sie bei der Konzeption des Events eine Agenda, die in folgenden Punkten überzeugt: einfache Teilnahme, hohes Engagement, Flexibilität, Barrierefreiheit und Inklusion. Achten Sie unabhängig vom Anlass auf jedes Detail. Der Ablauf des Events sollte für Sie klar sein: Timing, Sessions, Referenten, technische Details, Vorab-Checks usw.
3. Wählen Sie Ihre virtuelle Plattform: Dies ist der entscheidende Schritt zur Durchführung eines erfolgreichen Hybrid-Events. Wählen Sie eine Plattform, die Ihnen hervorragende Interaktionsfunktionen wie Kommentare und Untertitelung, unterbrechungsfreies Live-Streaming, hochwertige Medien, Kommentarfunktionen, die Möglichkeit zur Aufzeichnung und zum Download Ihres Events sowie Mehrwertdienste wie Untertitelungs- und Übersetzungsmöglichkeiten.
4. Meeting-Manager: Bei einem Hybrid-Event ist es ratsam, sowohl einen Präsenz-Meeting-Manager als auch einen virtuellen Meeting-Manager einzusetzen, die als Ansprechpartner ihre jeweiligen Event-Bereiche verwalten. Während der Präsenz-Meeting-Manager bei der Teilnehmerlogistik, Mikrofonprüfungen, Sitzordnungen usw. unterstützt, sollte sich Ihr virtueller Meeting-Manager mit Ihnen beiden abstimmen, um Vorab-Plattform-Checks, technische Fragen wie Audio- oder Videoverzögerungen, eine reibungslose Zusammenarbeit mit der virtuellen Hosting-Plattform und verwandte Angelegenheiten sicherzustellen.
5. Erstellen Sie einen detaillierten Kommunikationsplan: Damit ein Event erfolgreich ist, muss vor und nach der Veranstaltung eine offene Kommunikation mit dem Publikum stattfinden. Nutzen Sie Kommunikationsmittel wie einen Newsletter vor dem Event, hilfreiche SMS- oder E-Mail-Benachrichtigungen für diejenigen, die Erinnerungen abonniert haben, und Ähnliches. Teilen Sie im Voraus die relevanten Hashtags mit, die vom Publikum auf Social-Media-Plattformen während des Events verwendet werden sollen. Fördern Sie die Teilnahme während des Events durch Community-Manager, die dem Publikum bei der Interaktion während der Veranstaltung helfen. Stellen Sie nach dem Event sicher, dass Umfrageformulare an alle Teilnehmenden gesendet werden, um deren Feedback zu erhalten.

Arbeiten Sie bei Ihrem nächsten Hybrid-Event mit SyncWords zusammen

Hybrid-Events bieten ein erheblich größeres Potenzial für die Publikumsinteraktion, sei es bei einer Veranstaltung im privaten Kreis oder einer unternehmensweiten Betriebsversammlung. Ihr Publikum vergrößert sich beträchtlich, während Sie dennoch die Interaktionsmöglichkeiten eines Live-Events nutzen, indem Sie den Teilnehmenden Optionen bieten, online an der Veranstaltung mitzuwirken.

Als unser Head of Business Development spielt Giovanni Galvez eine entscheidende Rolle dabei, unseren Partnern und Kunden bei der Durchführung erfolgreicher Events für ein vielfältiges Publikum zu helfen. Gio begeistert sich dafür, was Technologie leisten kann, um Events für alle barrierefrei und inklusiv zu gestalten. Diese Leidenschaft untermauert unser Engagement für Produkte, die diese zentralen Unternehmenswerte widerspiegeln: der Welt zu ermöglichen, ohne Grenzen und Einschränkungen näher zusammenzurücken. Durch Live-Untertitelung, technischen Support in Echtzeit und Übersetzung in eine stetig wachsende Auswahl an Sprachen, steht SyncWords Ihnen als Partner zur Seite, um all Ihre Hybrid-Events erfolgreich, skalierbar und für alle barrierefrei zu machen.

Das sagt Gio über Hybrid-Events: „Hybrid-Events und Konferenzen bieten eine großartige Gelegenheit für die Entwicklung von Technologien zur Barrierefreiheit, und unsere SyncWords Live-Plattform wurde entwickelt, um Untertitelung und Übersetzung sowohl für Präsenz- als auch für virtuelle Teilnehmende bereitzustellen. Wir haben eine Reihe neuer Funktionen und Starts in der Pipeline, die Hybrid-Events noch barrierefreier und inklusiver machen werden. Unser Fokus liegt auf einer einfachen Terminplanung und einer reibungslosen Integration in verschiedene Event-Plattformen.“

Die SyncWords-Checkliste für Hybrid-Events

Hier ist eine praktische 10-Punkte-Checkliste für das nächste Hybrid-Event, das Sie veranstalten.

• Legen Sie den Umfang des Events fest
• Erstellen Sie eine klare Agenda
• Sorgen Sie vor dem Event für Aufmerksamkeit
• Ernennen Sie Meeting-Manager: Präsenz und virtuell
• Wählen Sie eine Hosting-Plattform mit Untertitelungsfunktionen für das Event
• Stellen Sie Verbindungen zwischen Präsenz- und virtuellem Publikum her
• Nutzen Sie soziale Medien zur Verstärkung
• Regen Sie die Teilnehmenden zur Live-Interaktion an
• Holen Sie nach dem Event Feedback ein
• Einseifen. Abspülen. Wiederholen. Sie schaffen das!