Comment organiser un événement hybride réussi

Les événements hybrides sont désormais courants. Un mariage diffusé en direct sur YouTube, une remise de prix regardée sur un téléviseur ou un ordinateur, une cérémonie de fin d’études suivie à distance ou une réunion générale rejointe depuis son domicile en sont autant d’exemples. Dans chaque cas, les participants sur place et à distance prennent part au même événement.

Événement hybride: pourquoi organiser un

Un événement hybride ou mixte réunit participation présentiel et virtuel, afin que une personne supposons pudo à un rencontre en direct depuis autre ville, pays ou continent.

Premièrement, la participation à distance permet de suivre l’événement en temps réel sans être physiquement présent. Cette possibilité compte particulièrement pour les mariages, les fêtes prénatales et d’autres rencontres personnelles. Deuxièmement, elle offre davantage de souplesse : les participants peuvent se joindre à l’événement sans organiser de déplacement ni d’hébergement, tout en faisant sentir leur présence.

Dans troisième lieu, la plupart des plateformes virtuelles ont élargi leurs options d’accessibilité et inclusion. Le contenu peut se voir dans un mobile ou interface à un interface. Les personnes que ne peuvent déplacer peuvent suivre connectées et lire sous-titres pour ne perdre d’informations important, une fonction que SyncWords propose pour les événements. Les commentaires en direct et les réseaux sociaux permettent aussi de participer depuis chez soi.

Comment planifier un événement hybride: attention aux détails

Qui coordonnent fêtes, mariages ou événements connaissent la parraine de la logistique. Un format hybride peut étendre le public et maintenir le un après du rencontre via contenus et conversations en ligne.  

Comme pour tout événement, quelques étapes et points de contrôle essentiels s’imposent dès le début de la planification.

1. Définissez son public: À qui s’adresse l’événement ? Qu’apportera-t-il aux participants ? Qu’est-ce qui le rendra attrayant ? Où et quand aura-t-il lieu ? Qui le présentera et le gérera ? Répondez à ces questions avant de poursuivre.
2. Sépare général de l’événement: Préparez un programme qui favorise la participation, l’interaction, la souplesse, l’accessibilité et l’inclusion. Définissez les durées, les sessions, les intervenants, les aspects techniques et les tests préalables.
3. Choisissez la plateforme virtuel: sélectionnez une plateforme avec commentaires, sous-titres, diffusion stable, vidéo de qualité, enregistrement et téléchargement, en outre de fonctionnalités comme sous-titrage et traduction.
4. Responsables de la réunion: Convient compter avec une personne responsable du rencontre présentiel et autre du virtuel. La première coordonne assistance, microphones et places; la seconde réalise tests de plateforme, gère problèmes de audio ou vidéo et coordonne la diffusion virtuel.
5. Préparez un sépare de communication détaillé: Maintenez une communication ouverte avec le public avant et après l’événement. Utilisez une newsletter en amont, des SMS utiles ou des alertes par e-mail pour les personnes ayant accepté de recevoir des rappels. Communiquez également à l’avance les hashtags à utiliser sur réseaux sociaux, facilitez la participation pendant l’événement et envoyez ensuite des sondages aux participants.

Travaillez avec SyncWords dans son prochain événement hybride

Les événements hybrides peuvent étendre considérablement le public, aussi dans rencontres sociaux comme dans réunions généraux de entreprise, et maintenir les occasions de interaction d’un événement en direct.

Au moment de la publication, notre responsable commercial, Giovanni Galvez, aidait à collaborateurs et clients à organiser événements pour publics perspectives. Son engagement en faveur de l’accessibilité et de l’inclusion reflétait l’objectif de réduire les obstacles grâce aux sous-titres, à l’assistance technique en direct et à une large couverture linguistique. SyncWords prend actuellement 90 langues sources pour sous-titres en direct et 163 langues cibles pour sous-titres traduits.

Note éditoriale : la citation attribuée ci-dessous est conservée mot pour mot dans sa version anglaise originale afin de respecter précisément les propos et leur attribution. Here is what Gio has to say about hybrid events. “Hybrid events and conferences present a great opportunity for accessibility technology development, and our SyncWords Live platform has been designed to provide closed captioning and translation for both in-person and virtual participants. We have a pipeline of new features and launches which will make hybrid events more accessible, and inclusive.  Our focus is on easy scheduling  and smooth integration with various Event Platforms.”

Liste de vérification de SyncWords pour des événements hybrides

Liste de 10 points pour son prochain événement hybride.

• Définissez la portée de l’événement
• Définissez un programme clair
• Générez un avant de l’événement
• Concevez responsables pour les parties présentiel et virtuel
• Choisissez une plateforme avec fonctionnalités de sous-titrage
• Connectez aux publics présentiel et virtuel
• Utilisez les réseaux sociaux pour élargir la portée
• Encouragez aux participants à interagir en direct
• Demandez des commentaires après l’événement
• Découvrez ce appris et appliquez-le au suivant événement