Come organizzare un evento ibrido di successo
Con il protrarsi della pandemia, il settore degli eventi si è evoluto verso formule ibride che uniscono partecipazione in presenza e virtuale. In questo articolo presentiamo una lista di buone pratiche per pianificare e organizzare un evento ibrido.
Eventi ibridi. Nei mesi precedenti alla pubblicazione di questo articolo, probabilmente aveva già sentito questa espressione. La nuova realtà delle relazioni soprattutto virtuali ci ha resi più creativi nel riunirci. Ha mai «partecipato» da casa a un matrimonio trasmesso in diretta su YouTube? Ha guardato una premiazione sul televisore o sul computer? Ha seguito a distanza una cerimonia di diploma o laurea? Si è collegato da casa alla riunione generale annuale della Sua organizzazione? In tal caso, ha già preso parte a un evento ibrido.
Evento ibrido: perché organizzarne uno
Che cos’è dunque un evento ibrido? È un evento che unisce le esperienze di partecipazione in presenza e virtuale, consentendo di seguire un appuntamento in diretta anche da migliaia di chilometri o da un altro continente. Per chi partecipa da remoto, occorre soddisfare alcuni requisiti importanti.
Primo, non si perde nulla: può «partecipare» in tempo reale anche senza essere fisicamente presente. Questa possibilità fa una grande differenza per occasioni come matrimoni, feste per la nascita di un bambino e altri incontri personali. Secondo, offre maggiore flessibilità. La pandemia ha imposto a molti di noi grandi cambiamenti nel modo di comunicare con le cerchie sociali e professionali. Confermando la partecipazione virtuale a un evento in diretta, può far sentire la Sua presenza senza preoccuparsi di viaggio, alloggio e degli altri dettagli necessari per raggiungere un luogo lontano.
Terzo, la maggior parte delle piattaforme virtuali ha ampliato l’accessibilità e l’inclusione. Se segue una piattaforma virtuale dal telefono, per esempio, può trasmettere il contenuto al televisore e guardarlo su uno schermo più grande. Le persone anziane che non possono affrontare lunghi viaggi possono accedere agli eventi e restare in contatto. Può inoltre leggere i sottotitoli durante l’evento per non perdere dettagli importanti, una funzionalità in cui SyncWords offre soluzioni specializzate. Se l’evento ibrido è una riunione aziendale generale o una premiazione annuale, può sostenere i colleghi dal proprio ufficio domestico tramite commenti in diretta e social media.
Come pianificare un evento ibrido: l’importanza dei dettagli
Che organizzi feste, matrimoni o eventi professionali, conosce bene la complessità della logistica. Il lavoro richiesto è simile, ma un evento ibrido può raggiungere un pubblico molto più ampio. Il suo impatto può durare nel tempo grazie al coinvolgimento successivo e alla diffusione sui social media.
Come per qualsiasi evento, la pianificazione richiede alcune fasi e verifiche fondamentali.
- Definisca il pubblico: A chi si rivolge l’evento? Che cosa otterranno i partecipanti? Quali aspetti li interesseranno? Dove e quando si svolgerà? Chi lo condurrà e chi lo gestirà? Rispondere a queste domande è il primo passo della pianificazione.
- Il piano generale dell’evento: Nel progettare l’evento, prepari un programma che privilegi facilità di partecipazione, coinvolgimento, flessibilità, accessibilità e inclusione. Qualunque sia l’occasione, curi ogni dettaglio. Definisca chiaramente tempi, sessioni, relatori, aspetti tecnici e verifiche preliminari.
- Scelga la piattaforma virtuale: È una delle decisioni più importanti per il successo di un evento ibrido. Scelga una piattaforma che offra strumenti di coinvolgimento come commenti e sottotitoli, streaming stabile, contenuti multimediali di qualità, possibilità di registrare e scaricare l’evento e servizi aggiuntivi come funzionalità di sottotitolazione e traduzione.
- Responsabili dell’evento: Per un evento ibrido è consigliabile nominare un responsabile per la parte in presenza e uno per quella virtuale. Il primo può occuparsi della logistica, delle verifiche dei microfoni e dei posti a sedere; il secondo coordina i controlli preliminari della piattaforma, affronta problemi tecnici come ritardi audio o video e mantiene fluida la collaborazione con il fornitore della piattaforma virtuale.
- Prepari un piano di comunicazione dettagliato: Il successo di un evento richiede una comunicazione aperta con il pubblico prima e dopo l’appuntamento. Utilizzi strumenti come una newsletter preliminare e avvisi via SMS o e-mail per chi ha scelto di ricevere promemoria. Comunichi con anticipo gli hashtag che il pubblico potrà usare sulle piattaforme social durante l’evento. Favorisca la partecipazione con community manager in grado di coinvolgere il pubblico. Dopo l’evento, invii un questionario a tutti i partecipanti per raccogliere i loro commenti.
Scelga SyncWords per il Suo prossimo evento ibrido
Gli eventi ibridi offrono un grande potenziale di coinvolgimento, sia per un incontro ristretto sia per una riunione generale dell’intera azienda. La possibilità di partecipare online amplia notevolmente il pubblico senza rinunciare alle opportunità di interazione tipiche di un evento in diretta.
In qualità di responsabile dello sviluppo commerciale, Giovanni Galvez svolge un ruolo importante nell’aiutare partner e clienti a organizzare eventi efficaci per un pubblico diversificato. Gio crede nel potenziale della tecnologia per rendere gli eventi accessibili e inclusivi. Questa convinzione sostiene il nostro impegno a sviluppare prodotti che avvicinino le persone oltre confini e limiti. Con sottotitoli in diretta, supporto tecnico in tempo reale e traduzioni in una gamma di lingue in continua espansione, SyncWords può aiutarLa a rendere i Suoi eventi ibridi efficaci, scalabili e accessibili.
Gio ha dichiarato a proposito degli eventi ibridi: “Hybrid events and conferences present a great opportunity for accessibility technology development, and our SyncWords Live platform has been designed to provide closed captioning and translation for both in-person and virtual participants. We have a pipeline of new features and launches which will make hybrid events more accessible, and inclusive. Our focus is on easy scheduling and smooth integration with various Event Platforms.”
La lista di controllo SyncWords per eventi ibridi
Ecco una pratica lista di controllo in 10 punti per il Suo prossimo evento ibrido.
- Definisca la portata dell’evento
- Stabilisca un programma chiaro
- Crei interesse prima dell’evento
- Nomini i responsabili delle parti in presenza e virtuale
- Scelga una piattaforma che offra sottotitoli
- Crei collegamenti tra il pubblico in presenza e quello virtuale
- Amplifichi la portata con i social media
- Incoraggi i partecipanti a interagire in diretta
- Raccolga commenti dopo l’evento
- Applichi quanto appreso al prossimo evento. Ora è pronto.
