Cómo organizar un evento híbrido satisfactorio
Este artículo de 2021 ofrece una lista de buenas prácticas para planificar eventos que combinan participación presencial y virtual.
Los eventos híbridos combinan encuentros presenciales y conexiones virtuales. Una boda emitida en YouTube, una ceremonia vista desde casa, una graduación seguida a distancia o una reunión general de empresa celebrada desde el despacho doméstico son ejemplos de este formato.
Evento híbrido: por qué organizar uno
Un evento híbrido o mixto reúne participación presencial y virtual, de modo que una persona pueda asistir a un encuentro en directo desde otra ciudad, país o continente.
En primer lugar, permite «asistir» en tiempo real sin estar físicamente presente, algo útil en bodas, celebraciones y otros encuentros. En segundo lugar, ofrece flexibilidad y evita muchos costes y preparativos de viaje y alojamiento.
En tercer lugar, muchas plataformas virtuales han ampliado las opciones de accesibilidad e inclusión. El contenido puede verse en un móvil o enviarse a un televisor. Las personas que no pueden desplazarse pueden seguir conectadas y leer subtítulos para no perder información importante, una función que SyncWords ofrece para eventos. Los comentarios en directo y las redes sociales también ayudan a participar desde casa.
Cómo planificar un evento híbrido: atención a los detalles
Quienes organizan fiestas, bodas o eventos conocen la importancia de la logística. Un formato híbrido puede ampliar la audiencia y mantener el interés después del encuentro mediante contenidos y conversaciones en línea.
Como en cualquier evento, conviene seguir una serie de pasos y controles esenciales.
- Defina su audiencia: ¿A quién se dirige el evento? ¿Qué obtendrá al participar? ¿Qué le resultará atractivo? ¿Dónde y cuándo se celebrará? ¿Quién lo presentará y gestionará? Responda a estas preguntas antes de avanzar.
- Plan general del evento: Prepare un programa que facilite la participación, la interacción, la flexibilidad, la accesibilidad y la inclusión. Defina horarios, sesiones, ponentes, aspectos técnicos y pruebas previas.
- Elija la plataforma virtual: seleccione una plataforma con comentarios, subtítulos, emisión estable, vídeo de calidad, grabación y descarga, además de funciones como subtitulado y traducción.
- Responsables de la reunión: Conviene contar con una persona responsable del encuentro presencial y otra del virtual. La primera coordina asistencia, micrófonos y asientos; la segunda realiza pruebas de plataforma, gestiona problemas de audio o vídeo y coordina la emisión virtual.
- Prepare un plan de comunicación detallado: Mantenga una comunicación abierta antes y después del evento. Utilice boletines, mensajes o correos para quienes hayan aceptado recibir recordatorios. Comunique con antelación los hashtags que se usarán en redes sociales, facilite la participación durante el evento y envíe después encuestas a los asistentes.
Trabaje con SyncWords en su próximo evento híbrido
Los eventos híbridos pueden ampliar considerablemente la audiencia, tanto en encuentros sociales como en reuniones generales de empresa, y mantener las oportunidades de interacción de un evento en directo.
En el momento de la publicación, nuestro responsable de desarrollo de negocio, Giovanni Galvez, ayudaba a colaboradores y clientes a organizar eventos para audiencias diversas. Su interés por la accesibilidad y la inclusión reflejaba el objetivo de reducir barreras mediante subtítulos, asistencia técnica en directo y una amplia cobertura lingüística. SyncWords admite actualmente 90 idiomas de entrada para subtítulos en directo y 163 idiomas de destino para subtítulos traducidos.
Giovanni explicó entonces su visión de los eventos híbridos: “Hybrid events and conferences present a great opportunity for accessibility technology development, and our SyncWords Live platform has been designed to provide closed captioning and translation for both in-person and virtual participants. We have a pipeline of new features and launches which will make hybrid events more accessible, and inclusive. Our focus is on easy scheduling and smooth integration with various Event Platforms.”
Lista de comprobación de SyncWords para eventos híbridos
Lista de 10 puntos para su próximo evento híbrido.
- Defina el alcance del evento
- Establezca un programa claro
- Genere interés antes del evento
- Designe responsables para las partes presencial y virtual
- Elija una plataforma con funciones de subtitulado
- Conecte a las audiencias presencial y virtual
- Utilice las redes sociales para ampliar el alcance
- Anime a los participantes a interactuar en directo
- Solicite comentarios después del evento
- Revise lo aprendido y aplíquelo al siguiente evento
